Alex Zhong, director de marketing de produse la GEP
GEP
GEP și North Carolina State University (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative au chestionat profesioniștii din lanțul de aprovizionare, achiziții și IT dintr-o serie de industrii pentru a obține o perspectivă asupra priorităților și strategiilor lor privind reziliența și optimizarea lanțului de aprovizionare. Rezultatele sondajului sugerează o serie de nealiniere în care lacunele în proces, tehnologie și fluxul de informații pot afecta productivitatea și optimizarea. Dintre profesioniștii chestionați, 59% au considerat că decalajul dintre achiziții/aprovizionare și lanțul de aprovizionare este o deconectare majoră și cel mai presant punct de durere.
Dar viziunea unui lanț de aprovizionare cu adevărat integrat s-a dovedit dificil de realizat. O rețea de lanț de aprovizionare cu mai multe întreprinderi (MSCN) este o tehnologie cheie pentru o colaborare îmbunătățită pe un lanț de aprovizionare extins. Un MSCN este o soluție de colaborare pentru procesele lanțului de aprovizionare construită pe un cloud public – arhitectură multi-la-mulți – care sprijină o comunitate de parteneri comerciali și fluxuri de date terțe. Soluțiile MSCN oferă vizibilitate lanțului de aprovizionare, aplicații bazate pe rețea și analize de rețea pe un lanț de aprovizionare extins.
Rețelele au avantaje distinctive atunci când vine vorba de integrarea furnizorilor, comunicare, managementul partenerilor și capacitatea de a oferi analize unice. Adesea, cu cât este mai mare numărul de participanți ai industriei într-o rețea, cu atât soluția este mai bună.
Soluțiile de management al cheltuielilor folosesc o rețea
Piața MSCN este compusă din diferite tipuri de soluții. Un tip de soluție este gestionarea cheltuielilor de afaceri. Furnizorii cheie de management al cheltuielilor includ GEP, Coupa și Jaggaer.
După definiția ARC, atunci când o soluție de gestionare a cheltuielilor de afaceri este utilizată pentru achiziții directe, este un MSCN. Materialele indirecte nu sunt considerate semnificative pentru managementul lanțului de aprovizionare. În achiziții, problemele asociate materialelor directe sunt mai importante și mai dificile decât complicațiile care înconjoară materialele indirecte. Un material direct este o materie primă, o componentă sau un ansamblu utilizat direct în procesul de fabricație.
Aplicațiile de achiziții care se află într-un ERP și soluțiile de management al cheltuielilor de afaceri fac lucruri foarte asemănătoare. De exemplu, una dintre deciziile cheie pe care trebuie să le ia un producător este să continue să cumpere bunuri de la unul dintre furnizorii săi. Atât soluțiile de achiziții bazate pe ERP, cât și cele de gestionare a cheltuielilor au date de bază ale furnizorilor. Aceste date ar include lucruri precum numele companiei, adresa sediului central, unde sunt situate fabricile, dacă compania este deținută de minorități, dacă compania este solidă financiar și dacă este legal să tranzacționați cu compania.
La cel mai simplu nivel, un cumpărător ar putea întreba un furnizor dacă informațiile pe care le dețin sunt încă actualizate. De exemplu, sunteți încă o companie deținută de minorități? Dacă informațiile nu sunt actualizate, un cumpărător poate decide să nu facă afaceri cu furnizorul până când datele sunt actualizate și verificate.
Soluțiile de achiziții sunt adesea actualizate cu informațiile achiziționate. De exemplu, Dun & Bradstreet (D&B) publică rapoarte privind bonitatea companiilor. În mod similar, Descartes oferă o soluție numită Denied Party Screening. Verificarea părților refuzate oferă o listă a companiilor cu care este ilegal să faci afaceri.
Ambele soluții de achiziții de la companii ERP precum Oracle
Ce se întâmplă dacă o companie nu ar trebui să facă afaceri cu furnizori problematici? Furnizorul respectiv poate fi pus în așteptare. Există mai multe tipuri de reținere, dar în Oracle setarea „Reține toate documentele de achiziție noi” oprește posibilitatea de a elibera orice comenzi de achiziție noi către un anumit site de furnizor. În mod similar, pentru soluțiile de gestionare a cheltuielilor, comanda de achiziție poate fi oprită dacă informațiile nu sunt actualizate. Oracle, Coupa și alții oferă chestionare personalizate care permit colectarea informațiilor de due diligence prin intermediul unui sondaj cu furnizorii. Aceste informații pot apoi să curgă automat în masterul furnizorului.
Astfel, în ceea ce privește menținerea la zi a datelor furnizorului și apoi aplicarea deciziei de a nu lucra cu un furnizor, funcționalitatea este similară. Care este mare lucru la rețea?
PO este punctul de sprijin pentru soluțiile de management al cheltuielilor
Cu soluțiile de gestionare a cheltuielilor, comanda de achiziție conduce la plata către furnizorul de gestionare a cheltuielilor. În timp ce OP-ul este inițiat în sistemul ERP, acele OP-uri sunt direcționate prin platforma de gestionare a cheltuielilor. Atunci când managementul cheltuielilor trimite OP către furnizor, aceasta inițiază o tranzacție de plată mică pentru furnizorul de software de gestionare a cheltuielilor. Dacă furnizorul de gestionare a cheltuielilor dorește să fie plătit, este mai bine ca factura să aibă date exacte despre furnizor. Furnizorii de management al cheltuielilor sunt astfel stimulați să ajute la menținerea exactă a datelor critice ale furnizorilor clienților lor.
Alex Zhong, directorul de marketing de produs la GEP, susține că o funcție de comandă de achiziție (PO) nu ar trebui făcută în afara unei platforme unificate: „Un cumpărător poate trimite un PO unui furnizor, dar fără a putea împărtăși vizibilitatea informațiilor actualizate. starea comenzii, activitățile de modificare a comenzii și informațiile de logistică și de plată într-un proces gestionat, ghidat între părți multi-întreprinderi, niciunul nu va avea o fereastră cu ceea ce se întâmplă pe teren. Acest lucru va duce aproape sigur la timpi mari de ciclu în onorarea comenzilor, incapacitatea ambelor de a face planul de producție, lipsuri de stoc sau întreruperi de livrare cauzate de întârzieri și/sau stocuri și costuri ridicate de siguranță din cauza gestionării slabe a comenzilor de aprovizionare. Într-un mediu perturbator, aceste probleme sunt amplificate și mai mult, afectând reziliența.”
Due Diligence pentru furnizori
Atunci când cumpărătorii lucrează cu furnizori direcți de materiale, ei caută să facă diligență. Ei creează o cerere de propunere (RFP) și solicită tot felul de informații: compania dvs. este deținută în minoritate? Care este amprenta de carbon asociată cu produsele pe care le furnizați? Sunteți solvabil financiar? Și multe, multe alte întrebări sunt puse, de asemenea. Fiecare cumpărător va cere informații diferite, dar multe lucruri pe care cumpărătorii caută să învețe sunt aceleași. Unul dintre nenorocirile afacerilor este timpul și efortul necesar pentru completarea cererilor de propuneri.
Dar cu o soluție bazată pe rețea, dacă potențialul cumpărător este în rețea, acel potențial client are acces la multe lucruri pe care doresc să le cunoască. Efortul pe care furnizorul trebuie să-l depună pentru a crea cereri de propuneri este mult redus. Cu cât rețeaua este mai mare, cu atât este mai probabil ca un potențial cumpărător să fie în rețea cu un furnizor.
Rețeaua GEP are 5 milioane de furnizori activi și efectuează peste 10 milioane de tranzacții și cheltuieli de 300 de miliarde de dolari, anual. GEP estimează că aproximativ 35% din cheltuieli sunt directe.
Apoi mai este Jaggaer. Rețeaua Jaggaer are 1800 de clienți cumpărători deserviți de 5 milioane de furnizori. Sunt 550 de miliarde de dolari în cheltuieli anuale capturate, aproximativ 30% din acestea fiind cheltuieli directe.
Rețeaua Coupa include 8 milioane de furnizori, peste 2500 de clienți. Aceasta reprezintă 3.6 trilioane de dolari cheltuite în gestiune. Suma acelei cheltuieli care reprezintă materiale directe nu a fost făcută publică.
PO este un punct de sprijin cheie pentru soluțiile de management al cheltuielilor
Cu soluțiile de gestionare a cheltuielilor, comanda de achiziție conduce la plata către furnizorul de gestionare a cheltuielilor. În timp ce OP-ul este inițiat în sistemul ERP, acele OP-uri sunt direcționate prin platforma de gestionare a cheltuielilor. Atunci când managementul cheltuielilor trimite OP către furnizor, aceasta inițiază o tranzacție de plată mică pentru furnizorul de software de gestionare a cheltuielilor. Dacă furnizorul de gestionare a cheltuielilor dorește să fie plătit, este mai bine ca factura să aibă date exacte despre furnizor. Furnizorii de management al cheltuielilor sunt astfel stimulați să ajute la menținerea exactă a datelor critice ale furnizorilor clienților lor.
Alex Zhong, directorul de marketing de produs la GEP, argumentează că o funcție de comandă de achiziție (PO) nu ar trebui să fie efectuată în afara unei platforme unificate: „Un cumpărător poate trimite o comandă unui furnizor, dar fără a putea împărtăși vizibilitatea stării actualizate a comenzii, activitățile de modificare a comenzii și informațiile despre logistică și plată în un proces gestionat, ghidat între părți multi-întreprinderi, niciunul nu va avea o fereastră la ceea ce se întâmplă pe teren. Acest lucru va duce aproape sigur la timpi mari de ciclu în onorarea comenzilor, incapacitatea ambelor de a face planul de producție, lipsuri de stoc sau întreruperi de livrare cauzate de întârzieri și/sau stocuri și costuri ridicate de siguranță din cauza gestionării slabe a comenzilor de aprovizionare. Într-un mediu perturbator, aceste probleme sunt amplificate și mai mult, afectând reziliența.”
Rețele și aprovizionare
Dacă companiile doresc să lucreze cu noi furnizori, soluțiile bazate pe rețea pot ajuta la identificarea posibilelor companii de vânzare cu care să lucreze. Această capacitate de a găsi potențiali noi parteneri de aprovizionare este ceva apreciat atât de participanții din partea de cumpărare, cât și de partea de vânzare din rețea.
Dar găsirea furnizorilor indirecți într-o rețea este mult mai ușoară decât a furnizorilor direcți. Serviciile de curățenie în birouri sunt o categorie, de exemplu, cu mulți participanți. În schimb, o parte utilizată în procesul de producție poate fi făcută la comandă pentru acel producător. Crearea unui grup de aprovizionare nu este la fel de simplă precum căutarea într-un catalog.
De asemenea, va trebui deseori să existe o logică care defalcă o listă de materiale și apoi captează specificații tehnice care pot fi folosite pentru a căuta furnizori în rețea. Nu toți furnizorii de soluții de gestionare a cheltuielilor au această funcționalitate. Dar Jim Bureau, CEO la Jaggaer, spune că da. Aprovizionarea este și mai complexă în industriile de proces, unde companiile folosesc mai degrabă rețete decât liste de materiale. „Noi lucrăm în industria farmaceutică și chimică, a explicat domnul Bureau. „Dacă realizați produse noi în aceste industrii, trebuie să puteți căuta material după structura compusului lor chimic. Acest lucru le permite chimiștilor să spună, la nivel molecular, ceea ce încearcă să obțină.”
Rețele și Benchmarking
Companiile caută să-și evalueze performanța față de cei de la egal la egal. O rețea de gestionare a cheltuielilor de afaceri generează volume uriașe de date. Aceste date pot fi folosite pentru a ajuta departamentele de achiziții să-și analizeze performanța. Dacă o rețea este construită cu permisiunile corespunzătoare din partea chiriașilor, pentru a-și folosi datele confidențiale în scopuri specificate care nu afectează datele de proprietate. La Coupa, profesioniștii în achiziții au dat lui Coupa permisiunea de a-și agrega și anonimiza datele pentru analize. Coupa numește acest lucru inteligență comunitară. Clienții Coupa pot obține date de analiză comparativă, dar știu că datele legate de ceea ce au achiziționat – inclusiv prețul pe care l-au plătit și furnizorii cu care lucrează – nu vor fi partajate altora.
De exemplu, Coupa are o măsurătoare numită „Rata de finalizare a evaluării managementului riscului” care specifică procentul de chestionare de risc completate de furnizorii unei companii. La cele mai performante organizații de achiziții, 86.2% dintre furnizori completează aceste chestionare. Pentru ca valorile de evaluare comparativă să fie valide, acestea trebuie să se bazeze pe un eșantion mare. Cu 2500 de organizații de cumpărare în rețea, aceste valori sunt în mod clar semnificative din punct de vedere statistic.
Coupa are un produs numit Risk Aware care folosește informațiile comunității pentru a ajuta la evaluarea riscului asociat lucrului cu un client. Soluția se bazează pe date terțe privind riscul – scoruri de credit, dosare legale, date guvernamentale etc. Dar aceste date sunt căsătorite cu datele privind tranzacțiile comunității pentru a genera un scor de risc.
Finanțarea lanțului de aprovizionare
O recesiune pare iminentă. În timpul unei recesiuni, companiile încearcă să-și protejeze fluxul de numerar plătindu-și furnizorii mai lent. Acest lucru poate fi contraproductiv. Poate scoate furnizorii mai mici din activitate. Furnizorii de management al cheltuielilor de afaceri pot folosi datele din rețea pentru a oferi opțiuni de finanțare mai bune pentru furnizori.
Dacă scorurile de risc ale unui furnizor sunt în creștere (care sunt determinate parțial de inteligența comunității) și acesta este un furnizor important, un cumpărător poate fi de acord să plătească companiei imediat dacă poate avea o reducere. Pentru companiile mici, fluxul de numerar este adesea mai important decât marja.
Programele de finanțare a lanțului de aprovizionare au fost oferite din trecut de instituțiile financiare, dar adesea doar furnizorilor de top, nu întreprinderilor mici și mijlocii care au cea mai mare nevoie de ele. Cu toate acestea, platformele publice cloud au vizibilitate asupra tranzacțiilor de cumpărare dintre cumpărători și furnizori. Platforma poate fi folosită pentru a arăta unei bănci că un furnizor are o factură și astfel va fi plătită în cele din urmă. Banca poate oferi apoi o afacere de factoring. În factoring, o companie își vinde conturile de încasat (adică facturile) unei terțe părți – adesea unei bănci – cu reducere. Datele privind tranzacțiile din rețea pot accelera aceste tranzacții factori, oferind în același timp asigurări sporite băncilor, ceea ce poate reduce reducerea pe care furnizorul trebuie să-l plătească.
Gânduri finale
În cele din urmă, atunci când companiile decid între o soluție tradițională de achiziții ERP și o soluție de gestionare a cheltuielilor de afaceri, profunzimea funcționalității, modul în care soluția este integrată cu restul aplicațiilor lor de afaceri și costul soluției sunt toate considerente cheie. Cu toate acestea, soluțiile în rețea au câteva avantaje distinctive.
Sursa: https://www.forbes.com/sites/stevebanker/2022/08/08/the-power-of-the-network-spend-management-vs-erp-procurement/