Pentru o comunicare eficientă Tonul (surpriză!) contează cel mai mult: 5 strategii pentru eficacitate

Știi că comunicarea este esențială pentru credibilitatea și eficacitatea ta, dar, la fel ca multe lucruri în ultimii câțiva ani, importanța ei a crescut și natura sa schimbat. Cu munca hibridă și la distanță, distanța creează nevoia de a comunica în moduri noi și cu un accent mai mare pe scriere și abordări asincrone.

Interesant, comunicarea contribuie la sănătatea mintală, incluziune, încredere, reținere și cultură. Și un element de comunicare iese în evidență: tonul. Modul în care este încadrat mesajul tău și modul în care este perceput de destinatari poate face diferența în succesul tău și al lor.

Comunicarea reduce distanța

Noi oportunități de a lucrează departe de birou, din locații îndepărtate și de la distanță au evidențiat impacturile comunicării. Potrivit noilor date de la Grammarly și sondajul Harris, 82% dintre lucrătorii din domeniul cunoașterii spun că lucrul de la distanță crește nevoia de a fi un comunicator mai bun.

În plus, oamenii se luptă să rămână conectați cu colegii și 45% dintre angajați spun că conexiunile lor personale au avut de suferit pe baza muncii hibride. Această experiență variază în funcție de generație, 59% din generația Z, 48% dintre millennials, 45% din generația X și 28% dintre baby boomers spunând același lucru.

62% dintre lucrători spun că sunt necesare abilități de comunicare mai bune pentru a cultiva diversitatea și incluziunea. Acest lucru este valabil mai ales pentru 75% dintre lucrătorii care se identifică drept neurodivergenți – care raportează că comunicarea ineficientă este o barieră în calea incluziunii, în timp ce doar 64% dintre respondenții neurotipici sunt de acord. Și 77% dintre cei pentru care engleza este o a doua limbă (ESL) raportează că comunicarea ineficientă este o barieră, comparativ cu 68% dintre cei pentru care engleza este limba lor principală.

Dar o comunicare excelentă creează și o experiență de lucru pozitivă, 52% dintre lucrători spunând că comunicarea asincronă le face munca mai flexibilă, 42% raportând că sunt mai productivi și 34% spunând că simt un sentiment mai mare de incluziune. În plus, comunicarea eficientă este văzută ca motiv pentru satisfacția sporită față de muncă pentru 56% dintre respondenți și pentru relațiile îmbunătățite cu colegii pentru 54%.

Ton și încredere

Există mulți factori în comunicarea eficientă – de la conținut și ton până la empatie, mod și platformă – dar tonul pare să fie deosebit de critic. De fapt, 53% dintre lucrătorii cunoașterii spun că tonul este mai important decât conținutul comunicării. Dar 71% au dificultăți în a alege cuvintele potrivite pentru a evita să jignească pe alții și 56% se simt nesiguri în a găsi tonul corect pentru comunicarea lor.

Tonul are o influență semnificativă asupra modului în care oamenii lucrează împreună. Dacă comunicarea are un ton pozitiv,

• 62% răspund mai repede
• 57% sunt mai receptivi la cererile viitoare
• 48% se adresează preocupării sau fac munca la o calitate superioară
• Și 59% îl percep pe expeditor mai pozitiv

Pentru cei care se află în diferite birouri din SUA, sau în diferite birouri din afara SUA sau care sunt complet la distanță, fiecare dintre aceste procente crește între 3% și 11%.

Crearea tonului potrivit

Găsirea tonului potrivit este un proces delicat și un amestec fin de diverse elemente de comunicare. Iată cum să obțineți echilibrul corect.

#1 – Fii ca o afacere, dar prietenos

Una dintre primele modalități de a găsi tonul potrivit este să fii de afaceri, dar și prietenos. Va trebui să perfecționați această abordare pentru cultura și rolul dvs., dar, în general, oamenii apreciază un salut mai degrabă decât să se arunce direct în conținutul dvs. Și un comentariu de genul „Sper că ești bine” sau a scurtă recunoaștere a vremii sau a sezonului poate oferi o pistă pozitivă pentru un schimb de afaceri.

Veți dori să fiți concis și mai ales să utilizați aceste tactici într-un prim mesaj care deschide un subiect. Dar atunci veți dori să vă concentrați pe afacerea în cauză, fără a fi prea formal. Comparați cea mai bună comunicare cu o garderobă business casual în care nu vă prezentați în pantaloni de trening, dar nici într-un costum din trei piese. Ești concentrat pe rezultatele pe care trebuie să le obții, dar cu o voce pozitivă.

#2 – Fii încrezător, dar nu arogant

În comunicarea ta, vei fi cel mai eficient atunci când echilibrezi încrederea cu umilința. Fii clar și ai un punct de vedere, dar cere și contribuții atunci când este cazul. Cu tonul tău, lasă-l pe expeditor să știe că ai propriile tale perspective, dar și prețuiește-le pe ale lor, știind că nu ai toate răspunsurile.

# 3 – Fii concis, dar nu scurt

Veți dori să ajungeți la subiect în comunicarea dvs. de afaceri, dar evitați să fiți scurt sau brusc. Furnizați context și nu presupuneți că oamenii cunosc fundalul comunicării dvs., decât dacă sunteți sigur că o cunosc. Editează-ți comunicarea înainte de a trimite, astfel încât să oferi suficiente detalii fără a copleși cititorul.

De asemenea, fiți clar despre ceea ce cereți. Luați în considerare să ajungeți la subiect devreme în comunicatul dvs. și apoi să oferiți mai multe detalii sau fundal în ultima parte a mesajului.

Uneori, ceea ce nu includeți este la fel de important ca ceea ce faceți, așa că fiți selectiv în ceea ce spuneți și includeți cele mai importante elemente ale conținutului. În plus, nu abuzați de cuvântul scris. Dacă citirea unei misive scrise va dura mai mult de cinci minute, include mai mult de cinci puncte sau necesită mai mult de cinci salve, este probabil mai bine ca un apel rapid sau un schimb verbal.

#4 – Fii convingător, dar nu emoțional

Când te simți pasionat de un subiect sau dacă ești supărat sau frustrat, fii deosebit de atent la răspunsul tău. Vei dori să fii convingător în a argumenta pentru ceva când situația este corectă, dar evitați să fiți defensiv, emoțional sau furios în tonul tău. Dacă vă simțiți foarte încărcat, ați putea să vă gândiți să așteptați câteva ore înainte de a apăsa pe trimitere sau chiar să dormiți înainte de a lansa nota.

#5 – Fii autentic, dar nu neatent

Mai presus de toate, vei dori să fii tu însuți în comunicarea ta - în același timp, ești atent la ceea ce va avea cel mai mare impact pentru destinatarii comunicării tale. Pentru cineva foarte bazat pe date, veți dori să prezentați dovezile, sau pentru cineva mai sensibil, puteți petrece o propoziție suplimentară pe o linie de încălzire. Dar nu exagera și fă asigurați-vă că sunteți autentic. Luați în considerare modul în care va fi primită comunicarea dvs. și modul în care destinatarului îi place cel mai mult să audă și să înțeleagă cel mai bine informațiile.

Este un miracol

Comunicare excelentă poate construi relații și vă sporește credibilitatea, dar vă confruntați cu o mulțime de bariere. Folosești un cuvânt pe care altcineva îl interpretează negativ. Intenționați un ton pe care destinatarul îl citește greșit. Îți întârzi răspunsul, iar colegul tău face presupuneri incorecte despre motivul pentru care ai făcut asta. Și cu comunicarea scrisă, îți lipsesc toate indiciile și indiciile care sunt non-verbale. Este un pic de miracol faptul că suntem capabili să comunicăm când te gândești la bariere.

Dar intenționalitatea ajută. Când îți faci timp să comunici bine, să iei în considerare publicul și, de asemenea, recitiți și editați, veți culege beneficiile.

În plus, atunci când sunteți destinatarul comunicării, puteți oferi și expeditorului beneficiul îndoielii - cunoscând barierele, puteți privi dincolo de cuvintele literale și puteți asculta intențiile pozitive.

Intenția nu este aceeași cu impactul

Ați auzit că intenția nu are un impact egal și acest lucru este valabil mai ales în cazul comunicării scrise, a comunicării asincrone și a comunicării la distanță. Dar merită să depui efortul pentru a putea construi relații, a-ți dezvolta credibilitatea și a reuși cu brio în munca ta.