Mai puține întâlniri pot inversa renunțarea silențioasă? Cercetarea spune „Da”

Cererea de „întâlniri zero” a devenit o monedă de schimb pentru angajații care se gândesc la o schimbare a locului de muncă, potrivit unui nou studiu de la firma de software Otter.ai și Universitatea din Carolina de Nord din Charlotte. Participanții au raportat că au prea multe întâlniri în calendare, ceea ce îi face să se simtă „enervați” și „frustrați”.

În altă ordine de idei... apa este umed.

Întâlnirile interne au fost un domeniu captivant de mai bine de un deceniu, dar pârghia exercitată de angajați pe fondul Demisiei în masă ar trebui să-i motiveze pe lideri să reexamineze acest aspect al organizației lor. Ca expert la locul de muncă cu mai multe cărți și a Ted vorbeste În ceea ce privește simplificarea, „întâlnirile zero” a fost strigătul meu de război de ani de zile.

PUBLICITATE

Prin procesul de cercetare De ce câștigă simplu, am descoperit că complexitatea locului de muncă provine din două surse: organizația însăși și angajati individuali. Complexitatea organizațională se referă la reglementările din industrie, precum și la numărul de oameni, pași, decizii și puncte de date necesare pentru a face ceva semnificativ în compania ta. De exemplu, numărul de aprobări în procesul de angajare sau cerințele de conformitate pentru gestionarea datelor despre consumatori în Regatul Unit sau Coreea de Sud.

Complexitatea individuală, pe de altă parte, se referă la birocrația creată de o persoană sau de o singură organizație. Un exemplu din lumea reală este acel VP care ține o întâlnire săptămânală de cinci ore sau unitatea de afaceri cu un talent special pentru PowerPoint-uri care conțin peste 200 de diapozitive.

În propria companie, întâlnirile sunt influențate de cultura organizațională, precum și de persoanele care le conduc și participă la ele. Pentru a elimina complexitatea întâlnirilor pe care le conduceți sau la care participați, răspundeți la următoarele șase afirmații fie „Consecvent”, „Uneori”, „Rareori” sau „Niciodată”.

PUBLICITATE

1. Petrec 20% sau mai puțin din timpul meu în fiecare săptămână în întâlniri/apeluri neproductive.

2. Funcționez/încurajez echipa mea să funcționeze având în vedere simplificare.

3. Întâlnirile pe care le conduc încep și se termină la timp.

4. Întâlnirile din organizația mea au un scop și o agendă clare.

5. Doar oamenii esențiali sunt invitați la întâlnirile la care particip.

6. Mă simt confortabil refuzând invitațiile la întâlniri sau delegând participarea altcuiva.

PUBLICITATE

Calculați-vă totalul folosind următorul punctaj pentru fiecare răspuns:

· Consecvent = 0

· Uneori = 1 punct

· Rareori = 2 puncte

· Niciodată = 3 puncte

Dacă ai contat 1 la 4 puncte, căutați oportunități de simplificare a întâlnirilor în organizația dvs. În acest moment, acest aspect al zilei tale este funcțional, dar cel puțin un răspuns „Niciodată” sau „Rareori” creează complexitate. Examinați acea zonă și corectați acum pentru a evita contaminarea în alte aspecte ale afacerii.

PUBLICITATE

Dacă totalul tău este 5 la 9 puncte, întâlnirile din organizația dvs. afișează simptome de complexitate și, dacă nu sunt verificate, se vor extinde probabil la alte aspecte ale operațiunilor. Luați în considerare efectuarea imediată a unui audit de întâlnire pentru a determina care întâlniri sunt valoroase - și care ar trebui aruncate într-un lac de foc.

Dacă ai marcat 10 la 14 puncte, întâlnirile sunt o sursă majoră de complexitate. Este probabil ca problema să depășească organizația dvs. și să se extindă la întreaga companie. Cu complexitatea care afectează totul, de la întâlniri de statut și sesiuni de brainstorming până la planificare și luare a deciziilor, compania dvs. este probabil blocată în prima treaptă pe mai multe fronturi.

În cele din urmă, dacă ai calculat o sumă de 15 sau mai multe, întâlnirile au atins niveluri periculoase de complexitate. Chiar dacă resursele companiei sunt irosite într-un ritm alarmant, angajații au acceptat status quo-ul. Oamenii sunt resemnați cu o mentalitate de renunțare liniștită sau încearcă în mod activ să saboteze agenții schimbării. În orice caz, starea întâlnirilor tale necesită o atenție imediată.

PUBLICITATE

Acum, împărtășiți cele șase declarații și diagnosticul cu echipele dvs. și cereți-le să genereze motivele probabile pentru care complexitatea a deturnat întâlnirile - și oferiți idei pentru simplificare. Programați o sesiune pentru a discuta atât motivele, cât și soluțiile, care ar trebui să fie surprinse pe o tablă albă.

După ce ați dezbătut fezabilitatea soluțiilor, votați pe care trei să le implementați imediat - și faceți-o. Exemplele de soluții ar putea include „limitarea întâlnirilor la opt sau mai puțini participanți” sau „fiecare invitație la întâlnire trebuie să includă o agendă” și „angajați-vă pentru vineri fără întâlniri”. Pentru a preveni revenirea la afaceri ca de obicei, luați în considerare crearea unei mantre de întâlnire cu aceste așteptări și împărtășiți-o în întreaga companie.

Dacă trebuie să validați această nouă abordare a afacerilor mai mari, includeți un memento că întâlnirile sunt scumpe. Reducerea sau eliminarea întâlnirilor inutile nu numai că va îmbunătăți moralul angajaților și va stimula reținerea, ci și ajută organizațiile să reducă drastic costurile. Pentru companiile cu 100 de angajați, economiile sunt de aproximativ 2.5 milioane USD pe an, iar pentru companiile cu 5000, cifra crește la peste 100 milioane USD.

PUBLICITATE

Examinarea modului în care se desfășoară întâlnirile în organizația dvs. și eliminarea celor care și-au depășit utilitatea - poate ajuta la păstrarea angajaților și la orientarea afacerii către o productivitate mai mare. Încurajați-vă echipa să refuze orice întâlnire fără un scop clar, un factor de decizie sau o agendă și recompensați angajații care demonstrează în mod constant curaj în acest domeniu. Continuați să puneți la îndoială noile întâlniri și să optimizați întâlnirile actuale și veți asista la o trecere de la renunțarea liniștită la un mod de lucru mai inteligent și mai simplu.